Bloomberg — Reuniões desnecessárias podem custar US$ 100 milhões para as grandes empresas, de acordo com uma nova pesquisa que mostra que os trabalhadores provavelmente não precisam estar em quase um terço dos compromissos que participam.
A pesquisa, realizada durante o verão norte-americano — entre os meses de junho e setembro — por Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional, psicologia e gestão da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, pediu a 632 funcionários de 20 setores para estudar seus calendários semanais e avaliar quanto tempo eles realmente gastaram em reuniões, o que eles conseguiram desses encontros e como eles responderam aos convites. Segundo a pesquisa, os funcionários gastam cerca de 18 horas por semana, em média, em reuniões e recusam apenas 14% dos convites, embora prefiram desistir de 31% deles. Ir relutantemente a reuniões não críticas desperdiça cerca de US$ 25.000 por funcionário anualmente e pode alcançar um gasto de US$ 101 milhões por ano para qualquer organização com mais de 5.000 funcionários.
“As reuniões nos controlam, e as ruins têm um custo enorme”, disse Rogelberg, que pesquisa o assunto há duas décadas. “Você recebe um convite e diz: ‘Eu não preciso estar lá’, mas você diz sim — por quê?”
Muitos dizem que sim porque é uma norma no local de trabalho — ninguém quer ofender o organizador da reunião pulando fora ou ter colegas de trabalho pensando que não estão engajados. Outros odeiam ter que buscar atualizações sobre o que aconteceu. A maioria dos gerentes não fala com sua equipe sobre como e quando recusar reuniões, em parte porque normalmente são eles que os lideram e gostam da sensação de controle que proporcionam, disse Rogelberg. A pesquisa descobriu que as mulheres estavam mais preocupadas do que os homens em recusar reuniões por medo de incomodar os colegas.
“Pessoalmente, há dias e semanas em que minhas reuniões me controlam”, disse Betsy Peters, vice-presidente de marketing e estratégia de produtos da Riva, fornecedora de software de dados de receita com sede em Edmonton, Alberta, para o setor de serviços financeiros. Peters precisava lidar melhor com as reuniões da Riva quando a pandemia chegou e os trabalhadores ficaram remotos, então ela pediu a Rogelberg que falasse com os cerca de 100 funcionários da empresa. Desde então, eles reduziram a lista de convidados e também encurtaram todas as reuniões para que as pessoas pudessem fazer anotações resumidas ou se preparar para uma próxima ligação.
“A tirania da reunião de 30 minutos acabou”, disse ela. “Nós mudamos todas as nossas reuniões.”
Poucas empresas fizeram mudanças, no entanto. A pesquisa anterior de Rogelberg descobriu que reuniões mal gerenciadas podem prejudicar o engajamento dos funcionários e até aumentar sua intenção de pedir demissão, o que piorou durante a pandemia devido à mudança para o trabalho remoto e à videoconferência. Dados da Microsoft (MSFT) com base em milhares de usuários de seu software para comunicação corporativa apontam que o tempo gasto em reuniões mais que triplicou desde fevereiro de 2020, e o número de encontros semanais mais que dobrou. Essas reuniões virtuais “tendem a ser mais cognitivamente exigentes, mais propensas à distração e menos eficazes de várias maneiras do que as presenciais”, concluiu uma equipe de pesquisadores em um estudo recente que examinou como os padrões de comunicação mudaram logo após os bloqueios pandêmicos de 2020.
Os líderes, que gastam cerca de 20% mais tempo em reuniões do que o funcionário médio, precisam ser mais criteriosos ao chamá-los e mais diretos ao permitir que as pessoas os recusem, disse Rogelberg. As quedas de reuniões aumentaram 84% no ano passado, de acordo com dados mais recentes da Microsoft, mas isso provavelmente se deve ao fato de que as reuniões sobrepostas aumentaram 46% durante o mesmo período.
As agendas devem ser enquadradas como um conjunto de perguntas a serem respondidas, não como um conjunto de tópicos. “Se você não consegue pensar em nenhuma pergunta, você não deve fazer a reunião”, disse ele. Convidar pessoas para apenas parte de uma reunião também ajuda a melhorar sua eficácia, segundo a pesquisa. Caso contrário, as pessoas se desconectam: os entrevistados da pesquisa de Rogelberg disseram que acabam realizando várias tarefas durante 70% de uma reunião desnecessária.
Para estimar o custo de reuniões desnecessárias, Rogelberg calculou o pagamento por hora dos funcionários com base no salário informado e nas horas trabalhadas por semana, depois extrapolou esses números para representar empresas de diferentes tamanhos. A Otter.ai, cujo software ajuda as empresas a gravar e transcrever reuniões, financiou e fez parceria no estudo.
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